หลักการเก็บข้อมูลสำหรับการพัฒนาระบบ

เก็บข้อมูลอย่างไร ให้ครอบคลุมต่อความต้องการของลูกค้า

อนที่เราจะเข้าไปพบลูกค้า เพื่อเก็บข้อมูลความต้องการสำหรับการพัฒนาระบบนั้น ผู้ที่ทำหน้าที่เก็บข้อมูล จะต้องเตรียมตัวดังนี้

1. ศึกษาภาพรวมธุรกิจของลูกค้า โดยหาข้อมูลจากเว็บไซต์ของลูกค้า เพื่อให้มีความเข้าใจในธุรกิจเบื้องต้น จะทำให้สามารถต่อยอดในการเข้าไปพบลูกค้าได้ ยกตัวอย่างเช่น ธุรกิจเป็นแบบใด การผลิต หรือ การให้บริการ มีสินค้าแบบใดบ้าง มีการให้บริการแบบใดบ้าง เป็นต้น

2. ศึกษา Organization Chart ของลูกค้า (ในกรณีที่มีข้อมูล) เพื่อให้ทราบถึงการบริหารภายในขององค์กร ยกตัวอย่างเช่น แบ่งการบริหารภายในเป็นกี่แผนก ประกอบด้วย แผนกอะไรบ้าง และมีลำดับขั้นการบริหารอย่างไร ระดับ Manager ระดับปฏิบัติการ เป็นต้น

3. ภาพรวมความต้องการระบบเบื้องต้น ที่ได้รับการติดต่อมาจากลูกค้า ยกตัวอย่างเช่น ต้องการพัฒนาระบบ ERP ของทุกแผนกภายในบริษัท ต้องการเว็บไซต์ขายสินค้า เพื่อศึกษาความเป็นไปได้ของการพัฒนาระบบต่อไป เป็นต้น

4. ศึกษาระบบเดิมที่ลูกค้าใช้อยู่ในปัจจุบัน (ในกรณีที่มีข้อมูล) ศึกษาข้อดี ข้อเสีย ข้อจำกัดของระบบเดิม เปรียบเทียบระบบเดิม และระบบใหม่ที่จะนำมาใช้ มีความแตกต่างกันอย่างไร

5. ศึกษาปัญหาเดิมที่มีอยู่ในปัจจุบัน (ในกรณีที่มีข้อมูล) เพื่อนำมาวิเคราะห์แนวทางการแก้ปัญหาเดิม ด้วยระบบใหม่ มีความเป็นไปได้อย่างไรบ้าง

6. กำหนดวัตถุประสงค์ในการเก็บข้อมูลในแต่ละครั้ง ยกตัวอย่างเช่น ครั้งที่ 1 เป็นการนำเสนอภาพรวมของระบบที่เคยพัฒนา เพื่อให้ลูกค้าเห็นภาพรวมของระบบเบื้องต้น คร้ั้งที่ 2 ต้องการได้ภาพรวมของธุรกิจ และความต้องการระบบแบบภาพรวม เป็นต้น

7. เขียนหัวข้อคำถามทั้งหมดที่จะเข้าเก็บข้อมูลในแต่ละครั้ง และแจ้งหัวข้อที่จะเข้าเก็บข้อมูล ให้ลูกค้ารู้ล่วงหน้า เพื่อลูกค้าจัดเตรียมข้อมูลไว้ล่วงหน้า หรืออาจจะส่งคำถามให้ลูกค้าล่วงหน้าก่อน เพื่อให้การเก็บข้อมูลในแต่ละครั้งได้ข้อมูลครบถ้วนสมบูรณ์

เมื่อได้เตรียมความพร้อมก่อนที่จะเข้าเก็บข้อมูลสำหรับการพัฒนาระบบเรียบร้อยแล้ว เมื่อถึงกำหนดการเข้าเก็บข้อมูล ควรประสานงานนัดเข้าพบลูกค้าล่วงหน้า อย่างน้อย 1 – 2 สัปดาห์ พร้อมทั้งแจ้งกำหนดการที่จะเข้าไป มีวัตถุประสงค์อะไร และเกี่ยวข้องกับบุคคลใดบ้าง เพื่อให้ทางผู้ประสานงานของฝั่งลูกค้า ได้ทำการนัดหมายให้ครบถ้วน

1. การพบลูกค้าในครั้งแรก ขึ้นอยู่กับแต่ละที่ว่าต้องการให้เริ่มจากส่วนใด ในที่นี้ขอแนะนำแนวทางหนึ่ง คือ เริ่มจากนำตัวอย่างระบบที่ได้เคยพัฒนาให้กับลูกค้าอื่นๆ (Demo) มานำเสนอให้ลูกค้าได้เห็นภาพรวมของระบบ เพื่อให้มีความเข้าใจตรงกันมากขึ้น หรือหากเป็นระบบที่มีตัว Standard ให้นำเสนอตัว Standard ให้กับลูกค้า

2. หลังจากที่ลูกค้าได้เห็นระบบตัวอย่างที่นำเสนอไปแล้ว จะทำให้ลูกค้าทราบความต้องการของระบบมากยิ่งขึ้น จากนั้นจึงทำการเก็บข้อมูลในส่วนแรกคือ ภาพรวมของธุรกิจ ว่ามีธุรกิจเป็นอย่างไร รายละเอียดเพิ่มเติมจากที่เราได้ศึกษามาเองเบื้องต้น จะทำให้ทางผู้เก็บข้อมูลมีความเข้าใจในธุรกิจมากขึ้น

3. ภาพรวมของ Organization Chart ของลูกค้า และรูปแบบการบริหารภายในองค์กร

4. ปัญหาที่เกิดขึ้นภายในบริษัท เป็นที่มาของความต้องการที่จะมีระบบใช้ภายในองค์กร ซึ่งจะทำให้เราทราบช่องโหว่ เพื่อนำปัญหาเหล่านี้มาใช้ประกอบการวิเคราะห์ระบบที่จะพัฒนา จะสามารถแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นได้หรือไม่ อย่างไร

5. หลังจากที่ได้ข้อมูลเบื้องต้นแล้ว คือ ภาพรวมของธุรกิจ ภาพรวมการบริหารบุคลากรภายในองค์กร และปัญหาที่เป็นที่มาของความต้องการที่จะมีระบบภายในองค์กร จะทำการนัดหมายเพื่อเข้าเก็บข้อมูลแยกตามหัวข้อที่เกี่ยวกับระบบ ยกตัวอย่างเช่น ต้องการพัฒนาระบบ ERP ของภายในบริษัททุกแผนก จะทำการนัดประชุมแยกทีละแผนก เพื่อเก็บข้อมูล โดยจะมีหัวข้อคำถามที่ต้องการถามแต่ละแผนก ส่งให้กับลูกค้า เพื่อเตรียมคำตอบไว้ และในระหว่างที่เข้าเก็บข้อมูล จะมีการบันทึกเสียงการสัมภาษณ์ เผื่อในกรณีที่ข้อมูลจำนวนมาก อาจจะจดบันทึกไม่ทัน

6. เมื่อเก็บข้อมูลของแต่ละแผนกเรียบร้อย ผู้เก็บข้อมูลนำมาสรุปข้อมูล ว่าเดิมของแต่ละแผนก มี Flow การทำงานเป็นอย่างไร ปัญหาการทำงานอยู่ที่จุดใด เอกสารที่เกี่ยวข้องมีเอกสารอะไรบ้าง และความต้องการระบบใหม่ มีอย่างไรบ้าง

7. นำข้อมูลสรุปประชุมภายในทีม เพื่อร่วมกันวิเคราะห์ระบบว่า ความต้องการระบบใหม่ของลูกค้า มีความเป็นไปได้อย่างไร ถูกต้องตามหลักหรือไม่ กรณีที่ความต้องการลูกค้า ยังไม่ถูกต้อง จะต้องนำเสนอแนวทางใหม่ให้กับลูกค้า หารือร่วมกัน เพื่อให้ได้ข้อสรุปใหม่ที่เป็นที่ยอมรับทั้งสองฝ่าย

8. จัดทำเอกสารสรุปความต้องการทั้งหมดของลูกค้า

9. ส่งเอกสารสรุปความต้องการระบบให้ลูกค้าตรวจสอบ

จากที่กล่าวมาทั้งหมด เป็นหลักการเบื้องต้นในการเก็บข้อมูลสำหรับการพัฒนาระบบ สามารถนำไปประยุกต์ใช้ให้เหมาะกับแต่ละองค์กรได้

ทางบริษัท เอ็ม.ดี.ซอฟต์ จำกัด ก็มีบริการ Software อยู่มากมายเช่นระบบ ERP, Odoo สำหรับบริหารงานในองค์กร รระบบ CRM และอื่นๆ พร้อมทั้งมีระบบ Support ที่คอยให้ความช่วยเหลือลูกค้าอย่างสม่ำเสมอ